وقف فيضان البريد الإلكتروني!
رسائل البريد الإلكتروني تجعلك سعيدا. وجد الباحثون أنه عندما ينشر أو يعلن بصوت الكمبيوتر "لديك بريد!" ، يتم إطلاق هرمون السعادة الدوبامين. لسوء الحظ ، الحظ لم يدم طويلا.
لأنه مع كل رسالة بريد إلكتروني تهبط نقطة جديدة في قائمة المهام ، يجب هضم لدغة معلومات جديدة. وفي وقت ما ، يصبح الأمر غير مريح: عندئذ ، عندما فقدنا كل شيء في صندوق الوارد الخاص بنا ، ما الذي يتعين علينا فعله على الفور ، ومن ينتظر الإجابة وما يمكننا تجاهله بأمان - ومع ذلك ، فإن المزيد والمزيد من الرسائل تتدفق إلى صندوق بريد الأشخاص الذين نريد شيئا منا. كما أنها مرهقة ومحبطة ولا تزال تكلف جزءًا كبيرًا من وقت العمل: 70 في المائة من الموظفين يقضون ساعة في اليوم في العمل على رسائل البريد الإلكتروني. كيف يمكننا إدارة عدم الغرق في طوفان رسائل البريد الإلكتروني؟
1. أطفئ الإشعار التلقائي!
الاستغناء عن "pling"! يقول بيترا شميت ، المدرب التنظيمي ومؤسس شركة "profilplan": "أن تكون دائمًا أحد أكثر الأخطاء شيوعًا عند التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني". في كل مرة يصل فيها بريد جديد ، يغري فضولنا أن نرى بسرعة ما هي الأخبار الموجودة. لبضع ثوان يتضاءل الانتباه - إذا عملنا على تركيزنا ، فقد خرجنا من المزامنة. يقول بترا شميدت: "خاصة عندما تكون جالساً في مهمة صعبة ، فإن البريد الإلكتروني هو ذريعة مرحب بها لمقاطعة العمل". ومع ذلك ، فكلما تمت مقاطعة الأشخاص بشكل متكرر في نشاط مركز ، كلما طال أمدهم وأسرعت الأخطاء.
2. جدولة أوقات محددة لمعالجة البريد الإلكتروني!
يوصي المدرب Petra Schmidt بأن تنظر في صندوق البريد ثلاث مرات فقط في اليوم - إلا إذا كنت تعمل في صناعة تحتاج إلى تبادل المعلومات بسرعة. في الغالبية العظمى من رسائل البريد الإلكتروني ، ستكون كافية إذا استجبنا خلال ساعتين إلى ثلاث ساعات - وفي حالات الطوارئ ، يمكن للمرسل أيضًا الاتصال. يجب عليك التحقق من رسائل البريد الإلكتروني عندما تبدأ تشغيل الكمبيوتر في الصباح. سيخبرك هذا إذا تم إرسال أية رسائل مهمة إليك في اليوم السابق بعد العمل. يتم فحص البريد الإلكتروني الثاني قبل ساعة أو نصف ساعة تقريبًا من استراحة الغداء - ثم يمكنك الاستجابة للاحتياجات العاجلة قبل الاستراحة. في المرة الثالثة ، تحقق من صندوق الوارد الخاص بك من ساعة إلى ساعتين قبل وقت الإغلاق. "أخبر زملائك أنك تعالج رسائلك في أوقات محددة" ، تنصح بترا شميت. سوف يفاجأ بعض الأشخاص إذا لم يتلقوا أي رد فعل منك بعد عشر دقائق.
3. تحرير رسائل البريد الإلكتروني دفعة واحدة!
اكتب بريدًا إلكترونيًا هنا ، ثم قم بإجراء مكالمة هاتفية قصيرة ، العبث بين الأوقات في العرض التقديمي التالي - لذلك من الصعب مواكبة عملك. أفضل: القيام بمهام مماثلة دفعة واحدة. يستغرق بعض الوقت للرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني أو فرزها أو حذفها - بعد ذلك ، يمكنك الاسترخاء وتكريس نفسك لمهام أخرى. من الناحية المثالية ، سيتم ترتيب البريد الوارد الخاص بك بعد كل زيارة.
4. تخزين رسائل البريد الإلكتروني بشكل صحيح!
صعب ولكن مع قدر قليل من الانضباط ولكن ممكن: صندوق البريد الوارد لا ينبغي أن يكون طويلاً بحيث لا يمكنك رؤيته تمامًا على شاشتك بنظرة واحدة ، ينصح المدرب التنظيمي بترا شميدت. يتم تخزين رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على معلومات مهمة تريد الاحتفاظ بها للتخزين في مجلدات. يوصي Petra Schmidt بعدم استخدام برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك ولكن تخزين رسائل البريد الإلكتروني على القرص الثابت. في Outlook ، على سبيل المثال ، يمكنك حفظ الرسائل ، بما في ذلك المرفقات الخاصة بها ، بتنسيق ملف * .msg ووضعها في مجلدات الملفات العادية على القرص الثابت - هذه هي الطريقة التي قمت بها بتخزين المستندات والمراسلات لمشروع في نفس الموقع. بناءً على ما يناسب عملك ، يمكنك أيضًا التفكير في بنية مجلدات أخرى مفيدة. المهم فقط: صندوق الوارد ليس تخزينًا دائمًا!
5. المس كل بريد إلكتروني مرة واحدة فقط!
عندما تقوم بتحرير رسائل البريد الإلكتروني ، فلن تحفظ أي مهام في وقت لاحق! إذا كنت تتوقع استجابة ، فقم بالرد على الفور ، ونقل المعلومات إلى المجلد المناسب. في العديد من برامج البريد الإلكتروني ، لديك خيار تحويل الرسائل إلى مهام وبالتالي الاحتفاظ بقائمة مهام على الكمبيوتر. ما لا تريد حفظه بشكل دائم كمعلومات أو كمهمة في العين: حذف!
6. تعرف على برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك!
بإمكان Outlook و Entourage و Thunderbird و Co. فعل الكثير من مجرد كتابة واستقبال رسائل البريد الإلكتروني. يجدر تعلم بعض الحيل: إرسال رسائل البريد الإلكتروني مباشرة إلى مجلدات محددة أو وضع علامات عليها حتى تتمكن من العثور بسرعة على جميع الرسائل التي تنتمي إلى نفس الموضوع. في دورات الكمبيوتر أو الكتيبات الإرشادية ، يمكنك معرفة الخيارات التي يقدمها البرنامج.في الوقت الذي تستثمر فيه لتعلم مثل هذه الحيل ، يمكنك الخروج بسرعة!
7. مرات الدعوة في كثير من الأحيان!
ليس دائما البريد الإلكتروني هو وسيلة الاتصال الصحيحة. على الهاتف ، يمكن حل المشكلات المعقدة أو الحساسة بشكل أسرع - ويكون خطر سوء الفهم أقل بكثير. "الصوت هو قناة اتصال أخرى يمكنك من خلالها الشعور بردود الفعل" ، أوضح بترا شميت. المحاور يتردد أو يطبع حولها؟ على الهاتف ، نلاحظ هذا على الفور - ويمكننا أن نسأل ما يزعج الآخر. إنه أكثر صعوبة واستهلاكًا للوقت عن طريق البريد الإلكتروني ، إذا كان يعمل على الإطلاق.
